Zum 31.12.2016 endete die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD*-Richtlinie  des Bundesministeriums für Finanzen.
Im Klartext heißt es hier, dass auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind.
Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDF's abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz – beispielsweise E-Mail-Inhalte – in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten.

Die Geschäftsführer eines jeden Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD entsprechen.

Was ist im Bereich der Email-Archivierung zu beachten?

Mit den GoBD vollzieht die Finanzverwaltung weitere Schritte auf dem Weg der vollständigen Gleichbehandlung von digitalen Unterlagen und Papier-Dokumenten.
Damit verbunden sind jedoch auch einige Konkretisierungen und Verschärfungen, die etwa die Aufbewahrungsmodalitäten rund um die Archivierung geschäftlicher und steuerlich relevanter E-Mails betreffen. Allgemeine Punkte innerhalb der GoBD bilden Anforderungen an die:

• Unveränderbarkeit der Daten
• die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung
• sowie Richtlinien zur Verfahrensdokumentation

Welche Lösungen bietet die ITR Service GmbH?

Wir bieten Ihnen individuelle Beratung und eine TÜV-zertifizierte Lösung, schon ab 5 € pro Postfach im Monat.

Diese Lösung umfasst:

• revisionssichere Archivierung Ihres gesamten Mailverkehrs
• Zugriff auf Ihre Mailarchiv direkt aus Outlook, über Ihr Mobiltelefon oder einen Browser
• Archivierung der bereits vorhandener E-Mails

Wollen Sie sich absichern?

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ITR Service GmbH
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*GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff